¿Para qué sirve una factura de reserva en SAP Business One 10?

En este post vamos a ver el por qué y para qué de la utilidad del documento de factura de reserva en SAP Business One 10.

La factura de reserva permite facturar antes de servir la mercancía en el caso de la venta a cliente, o recibirla por parte de un proveedor en el caso de una compra, permitiendo un flujo de compras y de ventas diferente al habitual en el que podemos facturar antes de servir la mercancía.

En ambos casos, tanto para ventas como para compras, la factura de reserva supone un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos.

Aplica solo a entrega de bienes materiales, no a servicios.

¿Cómo funciona la Factura de reserva de ventas?

 La factura de reserva de cliente se realiza cuando no vamos hacer la entrega en el mismo momento, en lugar del flujo habitual en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, en el caso de una factura de reserva el proceso sería hacer el documento de la Factura de Reserva antes de hacer el documento de Entrega de Mercancía.

¿Qué utilidad puede tener esta funcionalidad en el caso de las ventas?

Generalmente se aplica para casos muy concretos, en los que interesa un reconocimiento inmediato de la deuda, por eso requiere que se genere la factura, pero en el que, por el motivo que sea, no es viable la entrega de la mercancía de forma inmediata.

Por ejemplo en el caso de un acuerdo global con un cliente que desea realizar una obra o tiene un proyecto de largo alcance en el tiempo y necesite comprarnos una determinada referencia de forma relativamente estable durante ese plazo de tiempo elevado, por lo que nos informa que quiere solicitar gran cantidad de unidades de esa referencia, y nosotros no estamos en disposición de servir todas esas unidades en ese mismo instante, pero el cliente tampoco las quiere de golpe por motivos logísticos y aprovechamiento de espacio. Simplemente, nos informa del pedido total para intentar asegurarse de que tendrá stock a lo largo del tiempo y obtener mejores condiciones en la negociación del contrato.

En este caso, lo ideal sería generar una Factura de Reserva por las cantidades totales y posteriormente ir sirviendo la mercancía de forma progresiva a lo largo del tiempo.

¿Cómo funciona la Factura de reserva de compras y cuál es su utilidad práctica?

 La factura de reserva de proveedor es útil en el caso de las compras por Internet o bien las compras en las que el proveedor nos envía el documento de deuda, pero todavía no nos ha entregado las mercancías.

Un ejemplo práctico es como hemos dicho en la compra por internet, compramos directamente con factura, la hemos incluso pagado y tenemos la factura, pero no tenemos la mercancía aún en nuestros almacenes.

¿Cuáles son los estados por los que puede pasar una factura de reserva?

Los diferentes estados por los que puede pasar una factura de reserva son: abierta, pagada, entregada, y cerrada.

¿Cuándo se producen cada uno de estos estados en la factura de reserva?

Nuestra factura de reserva puede estar pagada o puede estar entregada: si estamos en la primera parte del proceso donde solamente hemos registrado la factura de reserva sin haber hecho ningún otro proceso más, y podríamos haber registrado pedido o no, la factura de reserva aparecerá en situación abierta, si se ha realizado el pago de la factura, pero todavía no se ha entregado/recibido la mercancía, el estado de la factura de reserva será pagada. Si se ha recibido/entregado la mercancía de la factura de reserva, pero todavía no se ha pagado, no estará pagada y el estado de la factura de reserva aparecerá como entregada, y en el momento en el que hayamos recibido/entregado tanto las mercancías como hayamos pagado la factura de reserva, pasará a situación cerrada.

Estos son los distintos estados por los que puede pasar nuestra factura de reserva.

¿Cómo crear Documentos Factura de reserva en SAP Business One 10?

Para crear una Factura de reserva de cliente debe dirigirse a menú principal de SAP Business One y seleccionar Ventas -> Factura de reserva de clientes:

Para crear una Factura de reserva de proveedor debe dirigirse a menú principal de SAP Business One y seleccionar Compras -> Factura de reserva de proveedor: